Von den fünf wichtigsten Kosten im Gastgewerbe – Ausrüstung, Betriebsmittel, Lebensmittel und Kassensystem – sind die Arbeitskosten eine der wichtigsten. Die Arbeitskosten gehören nicht nur zu den größten Kosten, sondern auch zu den Selbstkosten – ein wichtiger Leistungsindikator, der Ihre Rentabilität mitbestimmt.
Die gute Nachricht: Die Kosten sind beherrschbar!
Doch so wichtig die Arbeitskosten auch sind, ihre Kontrolle kann eine große Herausforderung sein. Die Arbeitskosten ändern sich ständig, in der Regel nach oben, aufgrund von Mindestlohnerhöhungen, und dies zwingt die Betreiber, die Qualifikationen der Arbeitskräfte nicht nur zu kontrollieren, sondern auch zu optimieren. Ohne die richtigen Werkzeuge kann das eine entmutigende Aussicht sein.
Zum Glück ist nicht alles schlecht und düster. Dieser Beitrag wird Ihnen helfen, die Arbeitskosten im Restaurant zu kontrollieren, indem er Ihnen zeigt:
– Was die Arbeitskosten genau bedeuten (Hinweis: Es geht nicht nur um Löhne und Gehälter)
– Wie man den Prozentsatz der Arbeitskosten berechnet (und warum man ihn verfolgen sollte)
– 8 Wege zur Kontrolle der Arbeitskosten, um rentabel zu bleiben (einige Strategien, die Sie heute umsetzen können, um schnell Gewinne zu erzielen)
Was ist in den Arbeitskosten enthalten?
Die Arbeitskosten umfassen alle arbeitsbezogenen Kategorien:
- Löhne und Gehälter der Mitarbeiter
- Boni
- PAYE oder Lohnsteuer
- Sozialversicherung der Arbeitgeber
- Ansammlung/Auszahlung von Urlaub und Abwesenheitstagen (SSP, SMP, SPP, SPL, ShPP……die Liste geht weiter)
- Überstunden
Wie berechnen Sie die Arbeitskosten?
Entschuldigen Sie, wenn ich Ihnen hier das Lutschen von Eiern beibringe, aber nur, damit wir alle Grundlagen abdecken.
Zur Berechnung der Gesamtarbeitskosten müssen Sie also die Gesamtkosten für jede der oben genannten Kostengruppen addieren.
Zum Beispiel (bezogen auf eine Woche):
-
- Gehälter und Löhne: 3.000 £
- Boni: £250
- Nationale Arbeitgeberversicherung: 285 £ (wenn jemand mehr als 158 £ verdient, müssen Sie 13,8 Pence für jeden zusätzlichen £1.00 zahlen)
- Urlaubsrückstellung/-auszahlung und Abwesenheitstage: £350 (Rückstellung auf der Grundlage von 12,07% aller von den Arbeitnehmern verdienten Gelder)
- Arbeitskosten insgesamt = £3.885
- Um Ihre ca. Bei 30 % intakter Arbeit müssen Sie 12.950 Pfund netto oder 15.540 Pfund brutto nehmen.
Für sich genommen bedeutet diese untere Zahl nicht viel. Aber als Prozentsatz berechnet, ist er viel nützlicher.
Wie berechnen Sie den Arbeitsanteil?
Der Prozentsatz der Arbeitskräfte hilft Ihnen zu verstehen, wie viel Geld Sie für Arbeit ausgeben, um Einnahmen zu erzielen.
Sie können dies entsprechend berechnen:
Arbeitsaufwand in Prozent des Gesamtnettoumsatzes: Gesamtarbeitskosten / Gesamtnettoumsatz*
*Achten Sie bei diesen Berechnungen darauf, dass Sie den Nettoumsatz für denselben Zeitraum verwenden.
Arbeitskosten als Prozentsatz des Gesamtnettoumsatzes in 4 einfachen Schritten
Schritt 1: Erfassen Sie Ihre gesamten Nettoeinnahmen
Erfassen Sie Ihre gesamten Nettoeinnahmen aus den POS-Verkaufsberichten. Für dieses Beispiel nehmen wir an, dass Ihr Umsatz in der letzten Woche 13.350 £ netto betrug (16.020 £ brutto – sprechen Sie immer von netto).
Schritt 2: Berechnen Sie Ihre gesamten Arbeitskosten
Berechnen Sie Ihre gesamten Arbeitskosten, indem Sie alle zutreffenden Kostenkategorien wie Löhne, Gehälter, Prämien und Er’s NI, Abwesenheit und Urlaubsrückstellungen addieren.
Für dieses Beispiel nehmen wir an, dass Ihre gesamten Arbeitskosten für die Woche 4.010 £ betragen haben.
Schritt 3: Teilen Sie die Arbeitskosten durch die Einnahmen
In unserem Beispiel ergibt dies 0,3 (4.010 £ / 16.020 £).
Schritt 4: Multiplizieren Sie die erhaltene Zahl mit 100
Schließlich multiplizieren Sie die Zahl aus Schritt 3 mit 100, um Ihren Prozentsatz zu erhalten. In unserem Beispiel sind das 30 %.
Profi-Tipp: Verfolgen Sie den prozentualen Anteil der täglichen Überstunden an den Arbeitskosten, um Aufwärts- und Abwärtstrends zu erkennen. Eine kontinuierliche Aufwärtsbewegung deutet darauf hin, dass Sie Kostenkontrollen durchführen müssen (siehe unten).
Benchmarking – Leitlinien für die Industrie
Prozentsatz der Arbeitskräfte nach Art des Veranstaltungsorts
Sie fragen sich wahrscheinlich, ob ein Arbeitskostenanteil von 30 % überhaupt sinnvoll ist. Nun, die meisten Restaurants streben einen Prozentsatz von 20 bis 30 % des Umsatzes an, wobei die Prozentsätze je nach Branche variieren:
- Kneipe (kleine Menge an Essen): 26%
- Kneipe (mit Schwerpunkt Essen): 29%
- Bar: 24%
- Späte Nacht: 22%
- Schnelldienst: 28,5%
- Fast Casual: 26,2%
- Lässig: 32,5%
- Gehobene Freizeitgestaltung: 30,4%
- Restaurant: 35%
Die obigen Statistiken sind durchschnittliche Prozentsätze der Arbeitskosten in Restaurants für das vierte Quartal 2017.
Ein Vergleich Ihres Arbeitskräfteanteils mit anderen Veranstaltungsorten in Ihrer Branche kann Ihnen helfen, Ihre Leistung im Verhältnis zur gesamten Branche zu beurteilen. Aber denken Sie daran, dass dies nur ein Leitfaden ist. Wenn Sie eine Gaststätte (mit Schwerpunkt auf Lebensmitteln) mit einem Außenbereich mit 150 Gedecken sind, ist es wahrscheinlich, dass Sie einen höheren Arbeitsanteil haben.
Kostenkontrolle durch effektive Arbeitsverteilung im Restaurant
Nachdem Sie nun wissen, was Arbeitskosten sind, wie man den Prozentsatz der Arbeitskosten berechnet und welcher Prozentsatz angemessen ist, wollen wir uns acht Möglichkeiten ansehen, wie Sie die Arbeitskosten Ihres Restaurants richtig zuordnen und kontrollieren können.
Sie werden feststellen, dass von “Erhöhung der Menüpreise” oder “Lohnkürzungen” keine Rede ist – und das aus gutem Grund. Diese Methoden mögen zwar kurzfristig von Vorteil sein, können aber langfristig mehr Schaden anrichten und sich negativ auf die Gewinne, die Arbeitsmoral und den Kundenservice auswirken.
- Verwenden Sie das richtige PoS-System
Nicht alle POS-Systeme sind gleich. Suchen Sie ein System, das mindestens die folgenden grundlegenden Funktionen oder eine Integration mit den besten Drittanbietern bietet:
- Verwaltung der Bestände
2. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
3. Personalverwaltung und Kommunikation
4. Grundlegende Marketingmerkmale
5. Verkaufsberichte
6. Arbeitsberichte
7. Personaleinsatzplanung (einige PoS-Systeme lassen sich in eine Planungssoftware integrieren, um den Planungsprozess zu vereinfachen).
Stellen Sie dann sicher, dass Sie die Funktionen tatsächlich nutzen, um von den Vorteilen zu profitieren. Zwei bemerkenswerte Funktionen, auf die Sie sich konzentrieren sollten, um die Arbeitskosten zu kontrollieren, sind Arbeitsberichte und die Personaleinsatzplanung.
- Analysieren Sie Ihren Arbeitskostenbericht
Überprüfen Sie Ihre Arbeitsberichte im Hinblick auf bestimmte Tages- und Jahreszeiten, um Ihre Zeitpläne zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie nie über- oder unterbesetzt sind.
Ein Arbeitsbericht könnte Ihnen z. B. sagen, dass Sie um 11 Uhr, kurz vor dem Mittagstisch, häufig überlastet sind und dass Ihr Betrieb von weniger Personal profitieren würde. Dies mag wie eine kleine Kosteneinsparung erscheinen, kann sich aber im Laufe der Zeit zu Tausenden von Pfund summieren.
- Investieren Sie in das richtige Tool zur Personaleinsatzplanung
Wenn Sie wie manche Geschäftsinhaber sind, dann sind Sie:
- Erstellen und Verwalten von Zeitplänen in Excel 2. Zeitaufwand für das Erstellen und Verschieben von Zeitplänen 3. Schwierigkeiten bei der Verfolgung und Verwaltung von Zeitplanänderungen 4. Fehler beim Vergleich der tatsächlichen mit der geplanten Arbeit machen 5. Die Qualität des Kundendienstes durch Über- oder Unterbesetzung gefährden (nicht zu vergessen die Auswirkungen einer Überplanung auf die Arbeitskosten)
Glücklicherweise löst das richtige Planungswerkzeug all diese Probleme, indem es Ihnen hilft:
- Erstellen Sie Zeitpläne im Handumdrehen – in 30 Minuten oder weniger 2. Reduzieren Sie den Aufwand des Managers bei der Suche nach Personal für Schichten durch Crowd-Sourcing-Funktionen 3. Planen Sie die richtige Anzahl von Mitarbeitern pro Schicht 4. Verfolgen und reduzieren Sie Arbeitskosten durch die Analyse von Arbeitsberichten.
Polaris-Daten ist ein solches Instrument. Die Wirksamkeit eines solchen Instruments lässt sich erst nach der Implementierung durch den ROI (Return on Investment) feststellen. Jedes Softwareunternehmen, das behauptet, Sie könnten X % einsparen, lügt, um das Mindeste zu sagen. Sie geben Ihnen die Instrumente an die Hand, mit denen Sie Arbeitskosten einsparen und optimieren können, während das wahre Maß für den Erfolg auf einer umfassenderen Metrik beruhen sollte. Dazu gehören die Bindung des Personals, engagierte, gut ausgebildete Mitarbeiter, geringere Einstellungskosten, was zu höheren Gewinnspannen führt.
- Überprüfen Sie Ihre Einstellungspolitik für Saisonarbeiter
Es ist nicht ungewöhnlich, dass das Gastgewerbe in Spitzenzeiten wie der Sommerzeit Saisonpersonal einstellt. Aber vielleicht brauchen Sie gar nicht so viele saisonale Mitarbeiter.
Überprüfen Sie Ihre Einstellungspolitik, analysieren Sie historische Arbeitsberichte, um Möglichkeiten zum Abbau von Saisonkräften zu erkennen, und bitten Sie reguläre Mitarbeiter, mehr Schichten zu übernehmen. Die Streichung von ein oder zwei Stellen kann zu massiven Einsparungen in der Zukunft führen.
- Betriebsstunden reduzieren
Überprüfen Sie, wie stark Ihr Restaurant an bestimmten Tagen und zu bestimmten Zeiten in der Woche ausgelastet ist. Wenn es ruhigere Zeiten gibt, in denen die Einnahmen kaum die Kosten decken, können Sie die Betriebszeiten reduzieren. Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Sie sich voll und ganz auf Ihre Spitzenzeiten konzentrieren können. Die Mitteilung an Ihre Kunden, warum Sie dies getan haben, und die Bestätigung, wann Sie tatsächlich geöffnet haben, ist der Schlüssel zu diesem Ansatz, da er sonst ernsthaft nach hinten losgehen kann.
- Richtiges Training des Personals
Schulen Sie Ihr Personal, damit es sich befähigt fühlt, seine Arbeit richtig zu machen und effizienter zu werden. Die höhere Effizienz sorgt dafür, dass Sie mit weniger Personal planen können, ohne den Service zu gefährden. Die Ausbildung sollte Folgendes umfassen:
- Schulung der Mitarbeiter im richtigen Umgang mit Ihrem PoS
2. Ordnungsgemäße Kommunikation der Kundendienststandards an alle
3. Neue Mitarbeiter werden als Schatten von Spitzenkräften eingesetzt, damit sie von den Besten lernen können.
4. Vergessen Sie nicht, Auffrischungsschulungen für alle Mitarbeiter durchzuführen, da sich schlechte Gewohnheiten einschleichen können und auch werden. Achten Sie auch darauf, dass Sie regelmäßig Mitarbeitergespräche führen und Leistungsbeurteilungen vornehmen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.
5. Alle Mitarbeiter haben Zugang zu Ihrem Mitarbeiterhandbuch. In diesem Dokument finden die Mitarbeiter alles, was sie über Ihr Restaurant wissen müssen, einschließlich der Personalpolitik, des Leitbilds Ihres Unternehmens und wichtiger Systeme und Prozesse. Es dient nicht nur als Hauptbezugspunkt für die Mitarbeiter, sondern hilft auch, Fehler zu vermeiden, die Sie Geld kosten können. - Erhöhung der Mitarbeiterbindung
Die Fluktuationsrate ist im Gastgewerbe notorisch hoch. Diese hohe Fluktuationsrate kostet Sie Geld, nicht nur in Form von Einstellungs- und Ausbildungskosten, sondern auch in Form höherer Lohnkosten. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, müssen Sie Zeit, Geld und Ressourcen in die Suche und Ausbildung eines neuen Mitarbeiters investieren. Sie könnten diese Kosten vermeiden, indem Sie sich auf die Mitarbeiterbindung konzentrieren:
Diese Kosten könnten Sie vermeiden, wenn Sie sich auf die Mitarbeiterbindung konzentrieren würden. Aber wie genau halten Sie die vorhandenen Mitarbeiter? Hier sind drei Möglichkeiten:
Belohnungen: Bieten Sie monatliche Belohnungen wie “Mitarbeiter des Monats” oder tägliche Belohnungen für diejenigen, die die meisten Verkäufe tätigen.
Anerkennung: Es geht nicht immer um eine finanzielle Belohnung. Manchmal wollen sich Mitarbeiter einfach nur wertgeschätzt fühlen. Ein einfaches “Dankeschön” und sogar öffentliche Anerkennung können ihr Selbstvertrauen und ihre Moral stärken.
Aufstiegsmöglichkeiten: Belohnen Sie leistungsstarke Mitarbeiter mit einer Beförderung, um eine Kultur des Wachstums zu schaffen, die andere Mitarbeiter dazu ermutigt, härter zu arbeiten, weil sie eine Zukunft in Ihrem Unternehmen sehen. Um diese Top-Performer zu identifizieren, sollten Sie die Verkaufsberichte Ihres POS-Systems überprüfen und diejenigen beobachten, die regelmäßig mehr tun als in ihrer Aufgabenbeschreibung angegeben.
- Prozesse analysieren und verbessern
Prüfen Sie Ihre aktuellen Prozesse, einschließlich Zeiterfassung, Lagerverwaltung und Personaleinsatzplanung, um Optimierungsmöglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz zu ermitteln.
Verwenden Sie beispielsweise statt der manuellen Stechmethoden eine Lösung, die den gesamten Prozess automatisiert und digitalisiert und gleichzeitig wertvolle Geschäftsinformationen sammelt. Eine Option, die Sie in Betracht ziehen sollten, ist die Employee App von Polaris Data, die die neueste Geo-Fence-Technologie unserer Freunde von Google nutzt, um den Standort des Mitarbeiters zu lokalisieren und es ihm zu ermöglichen, vor Ort ein- und auszuchecken.
Die Quintessenz
Die Arbeitskosten sind ein wesentlicher Kostenfaktor im Restaurant, der schwer zu handhaben sein kann. Sie müssen nicht nur eine Baustelle betreiben und andere Kosten im Auge behalten, sondern sich auch mit der Erhöhung der Mindestlöhne auseinandersetzen.
Die gute Nachricht ist, dass Sie diese Herausforderung meistern und die Kontrolle zurückgewinnen können, indem Sie Ihre Arbeitskosten verstehen, wissen, wie sie zu berechnen sind, den Prozentsatz Ihrer Arbeitskräfte verfolgen und, was am wichtigsten ist, die richtigen Strategien umsetzen, wie z. B. die Investition in die richtigen Personalmanagement-Tools.
Wenn Sie herausfinden möchten, wie Polaris Elements Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Arbeitskosten helfen kann, kontaktieren Sie uns bitte unter 0203 198 8000 oder per E-Mail
info@polaris-elements.co.uk
Unser Team würde sich freuen, von Ihnen zu hören.
