De los cinco costes principales del sector de la hostelería -equipos, servicios, comida y un sistema de punto de venta-, el coste de la mano de obra es uno de los más importantes. Los costes de mano de obra no sólo son uno de sus mayores costes, sino que también forman parte de su coste principal, un indicador clave de rendimiento que ayuda a determinar su rentabilidad.
Buenas noticias, ¡es un coste controlable!
Pero por muy esenciales que sean los costes laborales, controlarlos puede suponer un enorme reto. El coste de la mano de obra cambia constantemente, normalmente al alza, debido a los aumentos del salario mínimo, lo que obligará a los operadores no sólo a controlar, sino también a optimizar las cualificaciones de los trabajadores. Sin las herramientas adecuadas, la tarea puede resultar desalentadora.
Afortunadamente, no todo es pesimismo. Este post le ayudará a controlar el coste de la mano de obra de su restaurante mostrándole:
– Exactamente lo que implica el coste laboral (pista: no se trata sólo de sueldos y salarios)
– Cómo calcular el porcentaje del coste laboral (y por qué debe seguirlo)
– 8 formas de controlar los costes laborales para seguir siendo rentable (algunas estrategias que puede aplicar hoy mismo para obtener beneficios rápidos)
¿Qué se incluye en el coste laboral?
El coste laboral incluye todas las categorías relacionadas con la mano de obra:
- Sueldos y salarios de los empleados
- Bonificaciones
- Impuestos sobre la nómina o PAYE
- Seguridad Social de los empresarios
- Devengo/pago de vacaciones y días de ausencia (SSP, SMP, SPP, SPL, ShPP……y la lista continúa).
- Horas extraordinarias
¿Cómo se calcula el coste laboral?
Disculpa si te estoy enseñando a chupar huevos, pero sólo para cubrir todas las bases.
Para calcular los costes totales de mano de obra, hay que sumar el coste total de cada uno de los grupos de costes anteriores.
Por ejemplo (basado en una semana):
-
- Sueldos y salarios: 3.000 £.
- Bonificaciones: 250
- Seguridad Social de los empresarios: 285 £ (cuando alguien gana más de 158 £ se empieza a pagar 13,8 peniques por cada libra adicional que gane).
- Devengo/pago de vacaciones y días de ausencia: 350 £ (devengo basado en el 12,07% de todo el dinero ganado por los empleados).
- Coste total de la mano de obra = 3.885
- Para mantener tu aprox. 30% de mano de obra intacta tendrás que coger 12.950 £ netas o 15.540 £ brutas.
Aisladamente, esta cifra inferior no significa gran cosa. Pero, calculado como porcentaje, resulta mucho más útil.
¿Cómo se calcula el porcentaje de mano de obra?
El porcentaje de mano de obra le ayuda a comprender cuánto dinero gasta en mano de obra para producir ingresos.
Puede calcularlo en consecuencia:
Mano de obra como porcentaje de las ventas netas totales: Coste laboral total / ventas netas totales*.
*Al realizar estos cálculos, asegúrese de utilizar las ventas netas del mismo periodo.
Coste laboral como porcentaje de las ventas netas totales en 4 sencillos pasos
Paso 1: Recopile los datos de sus ingresos netos totales
Recopile los datos de sus ingresos netos totales a partir de los informes de ventas de los puntos de venta. Para este ejemplo, vamos a suponer que tus ventas de la semana pasada fueron de 13.350 libras netas (16.020 libras brutas – habla siempre en neto).
Paso 2: Calcule sus costes laborales totales
Calcule sus costes totales de mano de obra sumando todas las categorías de costes aplicables, como sueldos, salarios, bonificaciones y Er’s NI, absentismo y vacaciones devengadas.
Para este ejemplo, supondremos que los costes laborales totales de la semana fueron de 4.010 £.
Paso 3: Dividir el coste laboral por los ingresos
En nuestro ejemplo, esto nos da 0,3 (4.010 £ / 16.020 £).
Paso 4: Multiplica el número obtenido por 100
Por último, multiplica la cifra del paso 3 por 100 para obtener el porcentaje. En nuestro ejemplo, el resultado es un 30%.
Consejo profesional: Realice un seguimiento del porcentaje de coste laboral diario de las horas extraordinarias para identificar las tendencias al alza y a la baja. Un movimiento continuo al alza sugiere que necesita aplicar controles de costes (que se comentarán más adelante).
Evaluación comparativa – Directrices del sector
Porcentaje de mano de obra por tipo de local
Seguramente se preguntará si un porcentaje de coste laboral del 30% es bueno. Bueno, la mayoría de los restaurantes se fijan como objetivo un porcentaje del 20 al 30% de las ventas, aunque los porcentajes varían según el sector:
- Pub (pequeña cantidad de comida): 26%
- Pub (centrado en la comida): 29%
- Bar: 24%
- Tarde en la noche: 22%.
- Servicio rápido: 28,5
- Fast casual: 26,2
- Casual: 32,5
- Informal de lujo: 30,4
- Restaurante: 35%.
Las estadísticas anteriores son porcentajes medios de los costes laborales de los restaurantes en el cuarto trimestre de 2017.
Comparar su porcentaje de mano de obra con el de otros centros de su sector puede ayudarle a evaluar su rendimiento en relación con el sector en su conjunto. Pero recuerde que sólo son orientativos. Si se trata de un pub (centrado en la comida) con una zona exterior de 150 cubiertos, es probable que el porcentaje de mano de obra sea mayor.
Controlar los costes mediante una asignación eficaz de la mano de obra en los restaurantes
Ahora que ya sabe qué es el coste laboral, cómo calcular el porcentaje de coste laboral y qué porcentaje es el adecuado, veamos ocho formas de asignar y controlar correctamente la mano de obra de su restaurante.
Observará que no se menciona “subir los precios de los menús” ni “reducir los salarios”, y con razón. Aunque estos métodos pueden beneficiarle a corto plazo, a la larga pueden causarle más daño y tener un posible impacto negativo en los beneficios, la moral del personal y el servicio al cliente.
- Utilice el sistema de TPV adecuado
No todos los TPV son iguales. Busque un sistema que, como mínimo, ofrezca las siguientes funciones básicas o una integración con los mejores proveedores externos:
- Gestión de existencias
2. Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
3. Gestión del personal y comunicación
4. Características básicas de marketing
5. Informes de ventas
6. Informes laborales
7. 7. Programación de horarios de los empleados (algunos sistemas de TPV se integran con software de programación de horarios para simplificar el proceso de programación).
A continuación, asegúrese de utilizar realmente las funciones para obtener los beneficios. Dos características notables en las que debe centrarse para controlar los costes laborales son los informes laborales y la programación de los empleados.
- Analice su informe de costes laborales
Revise sus informes de mano de obra con respecto a determinadas horas del día y temporadas para optimizar sus horarios y asegurarse de que nunca le sobre ni le falte personal.
Por ejemplo, un informe laboral podría indicarle que a menudo está sobrecargado de trabajo a las 11 de la mañana, justo antes del servicio de comidas, y que sus operaciones se beneficiarían con menos personal. Puede parecer un pequeño ahorro, pero con el tiempo puede suponer miles de euros.
- Invierta en la herramienta adecuada de programación de horarios de los empleados
Si usted es como algunos propietarios de negocios, usted:
- Crear y gestionar horarios en Excel 2. Dedicar tiempo a crear y moverse entre horarios 3. 3. Luchar para seguir y gestionar los cambios en la programación 4. Cometer errores al comparar la mano de obra real con la programada. 5. 5. Poner en peligro la calidad del servicio al cliente por exceso o por defecto de personal (sin olvidar el impacto que el exceso de programación tiene en los costes laborales).
Por suerte, la herramienta de programación adecuada resuelve todos estos problemas ayudándole:
- Crear horarios en poco tiempo: 30 minutos o menos. 2. 2. Reduzca la intervención de los gestores a la hora de buscar personal para los turnos gracias a las funciones de crowd-sourcing. 3. Programar el número correcto de empleados por turno 4. Seguimiento y reducción de los costes laborales mediante el análisis de los informes laborales.
Datos Polaris es una de esas herramientas. La eficacia de una herramienta de este tipo sólo puede constatarse tras su implantación a través del ROI (retorno de la inversión). Cualquier empresa de software que declare que se puede ahorrar un X% está, como mínimo, faltando a la verdad. Le proporcionan las herramientas para ahorrar y optimizar los costes laborales, mientras que la verdadera medida del éxito debe basarse en una métrica más amplia. Esto incluiría la retención del personal, empleados comprometidos y bien formados, menores costes de contratación, todo lo cual conduce a un aumento de los márgenes de beneficio.
- Revise su política de contratación estacional
No es infrecuente que las empresas de hostelería contraten personal estacional en periodos punta como el verano. Pero puede que en realidad no necesite una plantilla estacional tan amplia.
Revise su política de contratación, analice los informes laborales históricos para detectar oportunidades de recortar el personal estacional y pida a los empleados fijos que hagan más turnos. Suprimir uno o dos puestos puede traducirse en un gran ahorro a largo plazo.
- Reducir las horas de funcionamiento
Revise la ocupación de su restaurante en determinados días y momentos de la semana. Si hay épocas más tranquilas, en las que los ingresos apenas cubren los costes, puede optar por reducir las horas de funcionamiento. La ventaja de este enfoque es que puedes concentrarte plenamente en tus periodos de máxima actividad. La comunicación a sus clientes sobre los motivos y la confirmación de cuándo abre realmente será clave para este planteamiento, ya que de lo contrario puede resultar gravemente contraproducente.
- Formar adecuadamente al personal
Forme a sus empleados para que se sientan capacitados para hacer su trabajo correctamente y sean más eficientes. Una mayor eficiencia garantiza que pueda programar una plantilla más reducida sin poner en peligro el servicio. La formación debe incluir:
- Enseñar a los empleados a utilizar correctamente el TPV
2. Comunicar correctamente las normas de atención al cliente a todos
3. Permitir que los nuevos empleados sigan de cerca al personal de mayor rendimiento para que puedan aprender de los mejores.
4. No olvide realizar cursos de actualización con todo el personal, ya que los malos hábitos pueden introducirse, y de hecho lo hacen. Además, asegúrese de celebrar reuniones periódicas con el personal y revisiones de rendimiento para identificar áreas de mejora.
5. Dar a todos los empleados acceso a su manual del empleado. Este documento proporciona a los empleados todo lo que necesitan saber sobre su restaurante, incluidas las políticas de RR.HH., la declaración de principios de su empresa y los sistemas y procesos cruciales. Además de actuar como principal punto de referencia para los empleados, ayuda a evitar errores que pueden costarle dinero. - Aumentar la retención del personal
Los índices de rotación son notoriamente altos en el sector de la hostelería. Estos elevados índices de rotación le cuestan dinero en forma no sólo de costes de contratación y formación, sino también de mayores costes laborales. Cada vez que un empleado se marcha, hay que invertir tiempo, dinero y recursos en encontrar y formar a un nuevo empleado. Podría evitar este coste centrándose en la retención:
Es un coste que podría evitar centrándose en la retención. Pero, ¿cómo retener exactamente a los empleados actuales? Aquí tienes tres maneras:
Recompensas: Ofrezca recompensas mensuales como “empleado del mes” o recompensas diarias para quienes realicen más ventas.
Reconocimiento: No siempre se trata de una recompensa económica. A veces los empleados sólo quieren sentirse valorados. Un simple “gracias”, e incluso el reconocimiento público, pueden aumentar su confianza y su moral.
Oportunidades de promoción: Recompense a los empleados con mejor rendimiento con un ascenso para crear una cultura de crecimiento que anime a otros empleados a trabajar más porque ven un futuro en su empresa. Para ayudar a identificar a los que más rinden, revise los informes de ventas de su TPV y controle a los que hacen más de lo que se les asigna.
- Analizar y mejorar los procesos
Realice una auditoría de sus procesos actuales, como el control horario, la gestión de existencias y la programación de horarios de los empleados, para identificar oportunidades de optimización que mejoren la eficiencia.
Por ejemplo, en lugar de utilizar métodos de fichaje manuales, utilice una solución que automatice y digitalice todo el proceso al tiempo que recopila valiosa información empresarial. Una opción a tener en cuenta sería la aplicación para empleados de Polaris Data, que utiliza la última tecnología Geo-Fence de nuestros amigos de Google para determinar la ubicación de los empleados y permitirles entrar y salir mientras se encuentran en las instalaciones.
Lo esencial
La mano de obra es un coste importante del restaurante que puede resultar difícil de gestionar. No sólo hay que gestionar un sitio y controlar otros gastos, sino que hay que hacer frente a los aumentos del salario mínimo.
La buena noticia es que puede superar este reto y recuperar el control comprendiendo sus costes laborales, sabiendo cómo calcularlos, haciendo un seguimiento de su porcentaje de mano de obra y, lo que es más importante, aplicando las estrategias correctas, como invertir en las herramientas adecuadas de gestión de la mano de obra.
Si desea saber cómo Polaris Elements puede ayudarle a gestionar sus costes laborales, póngase en contacto con nosotros en el 0203 198 8000 o envíenos un correo electrónico a
info@polaris-elements.co.uk
nuestro equipo estará encantado de escucharle.
