ePoS: ¿cuánto valor puede aportar realmente?

Escrito por Reece

¿Qué es lo primero que se le viene a la cabeza cuando alguien dice “tecnología para hostelería”? Si es usted empresario o restaurador, quizá sea un ePoS.

ePoS, es su sistema de punto de venta, un ordenador de pantalla táctil que se encuentra en el corazón de la pila tecnológica del restaurante moderno junto con los muchos otros sistemas que se integran con él.

Antes de la comida, el personal de recepción introduce los pedidos, que se registran y envían a la cocina para su preparación. Después de la comida, los camareros utilizan el sistema PoS para imprimir las facturas/recibos de los clientes y aceptar el pago.

Un buen sistema de TPV le proporcionará información sobre los siguientes aspectos:

  • una imagen coherente del rendimiento de la parte delantera y trasera de la casa
  • niveles de existencias
  • demandas y tendencias del servicio al cliente
  • costes del producto
  • costes laborales
  • procesamiento de pagos para garantizar que el personal cierre con precisión noche tras noche.

Libere el poder de los datos de su restaurante

El sistema PoS tiene unos orígenes humildes (muy anteriores a mi época, así que no les aburriré con eso).

Pongámoslo así: si crees que tu rutina de papeleo es dura, imagínate cómo se las apañaba la gente hace unas décadas.

Cuando Internet entró en escena en 1991, los sistemas de TPV ofrecieron a los propietarios y gestores de empresas la posibilidad no sólo de agilizar el procesamiento de pagos, sino también de analizar y aprovechar sus valiosos datos operativos.

En 2002, se introdujo en el Reino Unido el primer sistema de TPV basado en la nube, lo que significaba que los datos podían almacenarse fuera de las instalaciones y consultarse también desde cualquier lugar. Hoy en día, los sistemas de punto de venta se presentan como sistemas tradicionales de mostrador o como sistemas virtuales en dispositivos móviles, en los que los operadores pueden gestionar todas sus operaciones de punto de venta a través de un portal en línea.

Desglose de costes del sistema TPV para restaurantes

Adoptar un sistema de TPV sólido puede suponer un coste inicial elevado (entre 2.000 y 20.000 libras por local, en función del hardware, el software y cualquier integración adicional o función añadida), pero la mayoría de los operadores estarán de acuerdo en que la supervisión y el ahorro de costes que proporcionan compensan rápidamente el precio de compra inicial.

Los sistemas de TPV actuales son ricos en funciones,
especialmente si se integran adecuadamente con otros sistemas de la operación.

Por ejemplo, los sistemas de punto de venta pueden ofrecer gestión de existencias mediante el seguimiento del uso de los productos, los niveles de existencias y las variaciones; cómo contribuyen los productos/recetas a los beneficios; realizar un seguimiento de la prevención de pérdidas; disponer de funciones completas de cálculo de costes de recetas y productos; y ofrecer facilidad para volver a realizar pedidos. Fomentan el establecimiento de relaciones con los clientes identificando a los clientes fieles y recurrentes, así como sus preferencias.

Los sistemas de TPV pueden generar una gran cantidad de informes útiles de forma eficaz, precisa y con análisis sólidos de datos de ventas y mano de obra casi en tiempo real.

Pueden convertir su menú en una poderosa herramienta de marketing, permitiéndole hacer un seguimiento de las tendencias del menú a lo largo del tiempo, identificar qué artículos son los más vendidos o necesitan ser sustituidos, y revisar estratégicamente las ofertas diarias o semanales.

También proporcionan informes sobre las ventas, las horas trabajadas y el rendimiento de sus servidores, para que pueda ajustar la programación u ofrecer más formación.

Y no menos importante, los sistemas PoS ofrecen una inestimable gestión financiera que incluye precios, ingresos, beneficios, costes, nóminas, facturación y gestión de activos. También puede realizar cambios en el punto de venta a nivel de empresa o en una única ubicación, es decir, modificar sobre la marcha los elementos del menú, los precios y los descuentos.

El sistema de punto de venta adecuado le ofrece potentes herramientas de previsión para automatizar el análisis predictivo y ayudarle a tomar mejores decisiones empresariales basadas en datos actualizados. También permiten que los camareros permanezcan en la sala en lugar de ir y venir entre la cocina y la caja registradora.

Disponga de más opciones eligiendo el ePoS adecuado

Elegir el sistema de TPV adecuado significa tener en cuenta sus necesidades de hardware y software, así como las características especiales que desee. Suelen presentarse en sistemas basados en la nube (también conocidos como software como servicio [SaaS] o sistemas basados en la web), en los que los datos se almacenan en servidores remotos y pueden consultarse desde cualquier lugar.

Por otro lado, un sistema PoS puede ser un sistema heredado, que almacena datos en servidores informáticos locales que sólo pueden consultarse a través de la red in situ. En algunos casos, pueden ser un híbrido de nube y legado, lo que significa que almacenan los datos localmente para permitir el trabajo sin conexión, así como copias de seguridad en la nube para acceder desde cualquier lugar.

Hardware de sistemas POS: que puede ser alquilado o en propiedad, puede incluir lo siguiente:

Frente de la casa:

  • Terminales informáticos
  • Tabletas
  • Fundas para tabletas
  • Stands
  • Lectores de tarjetas de crédito
  • Cajones portamonedas
  • Impresoras de recibos/despachos

En la parte trasera, habrá KDS (Kitchen Display Systems) e impresoras dispensadoras. Se necesitan servidores o routers dependiendo de si su sistema está basado en la nube o es heredado. Normalmente, los sistemas heredados requieren más equipamiento, como servidores, lo que los hace más caros que los sistemas de punto de venta basados en la nube.

Además de comprar el equipo de su sistema TPV, también pagará una cuota mensual o anual por el software.

No recorte gastos a la hora de invertir de forma continuada. Un software inadecuado, la falta de actualizaciones de software o un soporte poco fiable pueden suponer peores quebraderos de cabeza y pérdidas de beneficios para su empresa en el futuro. Por ejemplo, considere las implicaciones de un restaurante que ha perdido su conexión a la nube y no puede procesar pagos con tarjeta de crédito, transmitir pedidos eficientemente a la cocina o realizar un seguimiento del rendimiento del valor mientras está fuera de línea.

Además de los gastos en hardware y software del TPV, también habrá que tener en cuenta los costes de instalación, creación de menús y formación del personal. Además, podrá añadir funciones especiales, como pedidos y pagos en la mesa, pedidos en línea, gestión de tarjetas regalo y programas de fidelización, y la posibilidad de trabajar sin conexión.

Con la creciente preocupación por la ciberseguridad y la protección de la información personal, algunos TPV también ofrecen sólidas funciones de cifrado y seguridad. Por lo tanto, cuando se trata de encontrar un sistema de punto de venta, no es una buena idea escatimar, pero hay otras cuatro áreas principales perfectas para reducir los costes del restaurante donde se puede recortar la grasa.

Integraciones en hostelería

Tal vez la mejor característica especial a la que optar cuando se consideran los sistemas PoS son las integraciones disponibles a través de proveedores de terceros o API abiertas. Una API abierta significa que una pieza de software se hizo con un protocolo que le permite ser más accesible para integrarse estrechamente con otras piezas de software.

Puede tener su sistema de TPV integrado con cualquier número de terceros:

  1. Software de gestión de tesorería
  2. Gestión del personal
  3. Software de contabilidad
  4. Múltiples proveedores
  5. Servicios comerciales
  6. Planificación de la mesa
  7. Sistema de gestión de la propiedad
  8. Reserva de mesas
  9. Tarjetas regalo
  10. Sistemas de fidelización

La integración del TPV con todo lo anterior reduciría drásticamente los errores de introducción manual y el tiempo dedicado a la gestión administrativa.

Y aunque algunos sistemas de TPV pueden incluir sus propias funciones básicas de programación del personal, a menudo obligan a los responsables a introducir los datos manualmente o a recurrir a programaciones en hojas de cálculo o a solicitudes de cambios de horario escritas a mano. Si no se siente cómodo con el tiempo adicional y el mayor riesgo que conlleva la programación manual, tiene sentido integrar su sistema PoS con una aplicación de programación dedicada como Polaris Data. Polaris Data ya se integra con varios sistemas de punto de venta, incluido el nuestro, pero también dispone de una API abierta que facilita la integración con los sistemas existentes.

Con Polaris Data, puede crear horarios en línea, donde pueden copiarse o modificarse, de una semana a otra en unos pocos clics. Para simplificar aún más la programación, Polaris Data también dispone de alertas integradas para garantizar que su personal se presenta a tiempo y cumple con la normativa laboral en lo que respecta al salario mínimo, etc. Este control y equilibrio añadido mantiene contento a su personal y le ayuda a evitar costosas multas.

Gestionar la programación en una aplicación integrada basada en la nube significa que los cambios pueden compartirse y reflejarse en tiempo real en toda la organización. De este modo, todos los que necesiten saberlo dispondrán de la información más actualizada. Al final, puede reducir el tiempo que dedica a la programación hasta en un 80%. (Vea cómo Tim Foster, cofundador de Yummy Collection, utiliza Polaris Data & ePoS para programar y comunicarse con su personal en seis ubicaciones).

Y cuando su sistema PoS está integrado con sus datos de programación, puede utilizarlos para aumentar la rentabilidad, mejorar la experiencia de sus clientes y tomar decisiones más inteligentes sobre su negocio. Para empezar, podrá realizar una programación más precisa basada en la previsión de ventas, lo que permitirá una cobertura adecuada y pagar sólo por la mano de obra que realmente necesite.

Puede utilizar nuestra aplicación de empleados para que el personal fiche en su interfaz, que se comunica con su horario de Polaris Data para asegurarse de que los empleados no fichan demasiado pronto. Un madrugón de 15 minutos puede parecer insignificante desde la perspectiva de un empleado, pero multiplíquelo por todos los turnos trabajados a lo largo de un año y esos madrugones pueden acumularse rápidamente. La aplicación automática de 20 minutos de pausas no retribuidas a los trabajadores que tienen derecho a ello existe en el programa informático. Así se garantiza el cumplimiento de la normativa legal.

Si ya utiliza Polaris Data y ha cambiado recientemente de proveedor de TPV electrónico, o está en proceso de hacerlo, no dude en ponerse en contacto con nosotros para obtener un presupuesto o estudiar la posibilidad de una integración, si aún no se ha producido.

Contamos con una lista cada vez mayor de los mejores socios integradores, que puede consultar en las páginas de integración de nuestro sitio web.

Llámenos: 0203 198 8000

Correo electrónico: info@polaris-elements.co.uk

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