Optimizar los turnos para que funcionen para usted y sus empleados no es tarea fácil.
Como empresario, es importante contar con el personal adecuado en el momento oportuno para su empresa. Los salarios son el mayor gasto en el sector de la hostelería y tener a su equipo improductivo no es el mejor uso de su tiempo (ni de su dinero). Otra consideración es que en el clima actual, en el que las empresas luchan por cubrir puestos, es importante sacar el máximo partido de este recurso limitado mientras están de turno.
Como empleado, es imprescindible tener claro cuándo va a trabajar y, mientras esté de turno, entender qué se espera de él.
Una mala planificación de los turnos puede provocar el agotamiento del personal, la falta de compromiso de los trabajadores y una elevada rotación, todo lo cual se traduce en un mal servicio al cliente y grandes quebraderos de cabeza para los empresarios y los directores generales.
Hay muchas cosas en las que pensar a la hora de planificar los turnos de trabajo y aquí es donde nuestro software
Despliegue de mano de obra
resulta muy útil.
En pocas palabras, la implantación de mano de obra proporciona directrices inteligentes sobre los niveles de dotación de personal, proporcionándole los empleados recomendados necesarios por hora, en función de las ventas previstas para el día.
El software también tiene en cuenta las actividades no relacionadas con las ventas, como las horas de preparación, el tiempo de inactividad por limpieza y los días ajetreados de entrega, que pueden tenerse en cuenta a nivel de centro.
A partir de ahí, puede empezar a organizar sus patrones de turnos para tener en cuenta los picos y las caídas del día y maximizar su actividad en el servicio de atención al cliente y en el de atención al público.
Como propietario de una empresa, Labour Deployment le proporcionará una visión general de la eficacia del despliegue de sus equipos, así como un desglose de los informes a nivel de centro.
Por favor, no nos creas, Turtle Bay tiene esto que decir…
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El módulo Polaris Labour Deployment ha sido una solución excelente que no sólo nos ha ayudado a controlar la mano de obra, sino también a modernizar y racionalizar nuestros métodos de trabajo.
Nuestros equipos reciben información instantánea en el momento de planificar las rotaciones, lo que les permite saber cuándo y dónde se necesita mano de obra. Esto ha reducido considerablemente la carga administrativa de la planificación de turnos. Se acabaron las guías de hojas de cálculo, las múltiples descargas de datos y los intercambios de correos electrónicos.
La herramienta no sólo ofrece recomendaciones claras de despliegue a lo largo de la semana, sino también a lo largo de las horas del día, lo que facilita enormemente la maximización de las ventas en los momentos de mayor demanda y la flexibilización en los periodos más tranquilos.
La eficiencia en el gasto de mano de obra no consiste en recortar gastos, sino en gastar de la forma más inteligente posible. Esta herramienta nos permite hacerlo”.
DAVID JAMES, Director de Inteligencia Empresarial, Turtle Bay
A continuación, una rápida demostración de cómo la implantación de mano de obra puede funcionar para usted y sus equipos.
Echemos un vistazo a un día:
A continuación se muestra una captura de pantalla de un patrón de turnos típico antes de que hayamos optimizado los niveles de personal.
- La línea negra representa el número de empleados recomendados por turno cada hora, basándose en la previsión de tareas relacionadas y no relacionadas con las ventas introducidas en el software.
- La rotación de turnos actual se muestra debajo del gráfico.
- Las columnas en amarillo muestran los niveles de exceso de personal.
- Las columnas en rojo destacan los niveles de falta de personal.
Hemos destacado 4 ámbitos que deben tenerse en cuenta
- La zona marcada con un círculo azul indica que la empresa tiene exceso de personal entre las 10.00 y las 17.00 horas.
- En la zona marcada con un círculo rojo, le falta una persona entre las 19.00 y las 20.00 horas.
- El círculo verde examina los datos a lo largo del día y le indica el porcentaje de costes que se asigna a los salarios. (En general, el punto óptimo del sector de la hostelería se sitúa en torno al 30%).
- El último círculo muestra las horas diarias recomendadas frente a las horas reales previstas: este día la empresa tiene un exceso de personal de 6,85 horas.
Ahora podemos utilizar el software Labour Deployment para reasignar los turnos y ver la diferencia en los resultados.
Ahora el panorama es muy distinto:
Al trasladar un turno de la mañana a la tarde, el impacto ha sido significativo.
Todavía hay pocos recursos a primera hora de la tarde, pero como usted es consciente de ello, el equipo tiene tiempo de sobra para prepararse con antelación sabiendo que va a ser una hora especialmente ajetreada.
Sin embargo, el impacto en los beneficios de la empresa es significativo. El porcentaje salarial ha bajado a poco más del 30% y las horas requeridas ese día se han reducido en 6,35 horas.
Ahora vamos con las matemáticas simplificadas:
Sobre la base de un salario de 10 libras por hora, el ejemplo anterior tendría el siguiente impacto si se aplicara a lo largo de un año.
Ahorro de un día 63,50
Una semana £444.50
Un mes £1926
Un año £23 112
Y eso sin tener en cuenta el ahorro potencial en la zona de recepción ni los locales adicionales de tu cartera.
Incluso si sus patrones de turnos están en una situación bastante buena y sólo modifica sus turnos una media de 2 horas al día, a lo largo del año eso supone un ahorro (sólo en un área de su negocio) de 7 300 £.
Si desea saber cómo Labour Deployment puede ayudarle a usted y a sus equipos a la vez que hace que su negocio de hostelería sea mucho más eficiente, póngase en contacto con nosotros para obtener más información en el 0203 800 193 o envíenos un correo electrónico a info@polaris-elements.co.uk.
